L’achat des produits et services au FSA est géré selon la procédure définie conformément à la Norme ISO 9001 V2015 régissant le processus PS02 ‘’Achat de produits et services’’. Cette procédure vise à pourvoir le FSA en produits et services au meilleur rapport qualité/prix/délai. Elle comprend :
1. LA PROCEDURE RELATIVE A L’OCTROI D’AGREMENT AUX PRESTATAIRES
L’octroi de l’agrément aux prestataires consiste à l’acceptation d’une personne physique ou morale comme un prestataire de service ou fournisseur de biens pour le compte de l’Institution. Le Fonds peut recourir à celle-ci, lorsqu’elle est agréée, dans le cadre d’une demande de prix, d’une consultation directe ou d’un appel d’offres.
Les personnes physiques ou morales intéressées adressent leur demande d’agrément comprenant notamment leur adresse, leur numéro d’inscription au registre de commerce, leur numéro d’identification fiscale et leurs références commerciales. Après examen de leur demande, elles reçoivent une réponse d’accord ou de refus d’agrément.
2. LA PROCEDURE RELATIVE AUX ACHATS AU COMPTANT
Cette procédure décrit les différentes étapes observées dans le cadre des achats des produits et services effectués sur la caisse de menues dépenses et qui doivent être exécutés sous 24h. Leur montant ne dépasse pas 150.000 FCFA.Ces achats se déroulent suivant les étapes ci-après :
- Recherche des prix auprès des fournisseurs;
- Choix du prestataire ou du fournisseur pour l‘exécution de la prestation;
- Paiement au comptant de la facture du prestataire ou du fournisseur à la réception du bien ou du service.
3. LA PROCEDURE RELATIVE AUX ACHATS HORS CAISSE DE MENUES DEPENSES
Cette procédure décrit les différentes étapes observées dans le cadre des achats des produits et services dont les montants dépassent 150.000 FCFA.
Ces achats se déroulent suivant les étapes ci-après :
- Consultation d’un ou plusieurs prestataires ou fournisseurs;
- Choix du prestataire ou fournisseur pour l‘exécution de la prestation;
- Etablissement du Bon de commande ou Contrat de travaux;
- Exécution des prestations ou fourniture des biens;
- Réception des produits/services et Contrôle de conformité;
- Paiement des factures fournisseurs, y compris retenue de garantie s’il y a lieu;
- Mise en œuvre du service après-vente;
- Remboursement de retenue de garantie, s’il y a lieu.
Ces achats hors caisse de menues dépenses se répartissent en 03 catégories :
- Les achats compris entre 150.000 FCFA et 20.000.000 FCFA
- Les achats compris entre 20.000.000 FCFA et 100.000.000 FCFA : ils doivent obligatoirement faire l’objet d’une consultation restreinte, avec au moins trois (03) fournisseurs, et relèvent du Comité d’achats du FSA;
- Les achats au-delà de 100.000.000 FCFA : ils doivent obligatoirement faire l’objet d’une consultation ouverte (appel d’offres international), et relèvent du Comité d’Appel d’Offres du FSA.
4. LA PROCEDURE RELATIVE A LA REEVALUATION DES PRESTATAIRES
La réévaluation des prestataires consiste à la revue des transactions réalisées avec les prestataires agréés au cours d’une année budgétaire. Cette activité est annuelle et permet de :
- Relever les incidents et tous faits marquants liés aux prestataires ;
- Procéder à la mise à jour de la liste de prestataires agréés en retirant les prestataires défaillants.
5. LA PROCEDURE RELATIVE A LA GESTION DES CONFLITS D’INTERET LORS DES PASSATIONS DES MARCHES
Cette procédure consiste à identifier et traiter les conflits d’intérêts lors des passations des marchés au FSA. Elle prévoit :
- Une déclaration d’absence de conflit d’intérêts à tout soumissionnaire qui participe à une procédure de passation des marchés au FSA organisé par consultation restreinte ou appel d’offres international ;
- Une déclaration d’absence de conflit d’intérêts à chaque membre du Comité d’achats et du Comité d’Appel d’offres à chaque réunion de leur Comité ;
- Le remplacement de toute personne concernée pour toute la durée du processus d’achats incriminé ;
- L’annulation de la procédure de passation de marchés lorsqu’un conflit d’intérêt est avéré.